Home Office

Vom Bett direkt zur Kaffeemaschine und anschließend zum Arbeitsplatz, vielleicht sogar ungeduscht und noch im Pyjama – so stellt man sich gerne den Arbeitstag im Home Office vor. Tatsächlich bietet die Heimarbeit aber neben einem gewissen Komfort auch Vorteile wie Zeitersparnisse, eine höhere Produktivität, eine bessere Work-Life-Balance und zufriedenere Arbeitnehmer. Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass Home Office schon lange vor COVID-19 für viele Angestellte eine attraktive Alternative zur klassischen Büroarbeit war.

Wir von CBRA ermöglichen unseren Mitarbeitern schon seit Langem die Arbeit im Home Office. Bisher hat sich unser Vertrauen an die Eigenverantwortung unserer Kollegen bezahlt gemacht und unsere Erfahrungen mit Telearbeit sind ausschließlich positiver Natur. Gerade während der Pandemie war unsere Home-Office-Expertise besonders hilfreich – aufgrund unserer bestehenden Strukturen konnten wir nämlich unser Geschäft auch in Quarantäne ohne Einschränkungen fortführen.

Für viele andere Unternehmen und deren Mitarbeiter ist die aktuelle Situation aber verständlicherweise eine größere Herausforderung. Daher es ist uns ein Anliegen, unsere Erfahrung zu teilen und Home-Office-Neulingen ein paar Tipps zur Bewältigung des neuen Alltags mit auf den Weg zu geben. Unter anderem möchten wir vorstellen:

1. Kommunikation ist alles
   1. Kommunikationstool #1 – Trello
   2. Kommunikationstool #2 – Slack
   3. Kommunikationstool #3 – Whereby
2. Homeoffice als Chance
3. Unterhaltung und sonstige Aktivitäten
4. Museen und Kultur
5. Sport und Haltung

Kommunikation ist alles!

Damit die Arbeit im Home Office überhaupt funktionieren kann, müssen zuerst stabile Kommunikationswege geschaffen werden. Doch wie teilt man seinen Kollegen zum Beispiel den eigenen Projektfortschritt mit? Wie stellt man am besten Fragen an Mitarbeiter, die nicht vor Ort sind? Wie werden virtuelle Meetings abgehalten? Das sind alles Fragen, die man sich bereits in der Home-Office-Vorbereitung stellen sollte. Die Tools und Methoden, welche man während der Präsenzarbeit verwendet, stoßen im Home Office nämlich oft an ihre Grenzen.

Die gute Nachricht ist aber: Es gibt heutzutage zigtausende Möglichkeiten, über das Internet zu kommunizieren. Egal ob für den kurzen Chat in der Kaffeepause oder für das kollektive Brainstorming für neue Projekte – es gibt für jeden Bedarf das passende Tool. Wer keine Zeit (oder Lust) hat, sich durch die Masse der Home-Office-Apps zu kämpfen, dem wollen wir die Programme vorstellen, die bei CBRA zum Einsatz kommen.

#1 – Trello

Das kostenlosen Projektorganisation-Tool Trello wird bei uns zur Verwaltung und Organisation der täglich anfallenden Aufgaben verwendet. Es funktioniert ähnlich wie eine Pinnwand, auf der einzelne Einträge angeheftet und in Listen organisert werden können. Bei CBRA durchläuft jeder Task vier Listen: neu anfallende Aufgabe werden in der Liste To Do gesammelt. Sobald einer unserer Mitarbeiter eine Aufgabe übernimmt, verschiebt er diese in die Liste In Progress. Somit weiß jeder im Team, welcher Kollege gerade beschäftigt ist und an was er arbeitet. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie in die Liste For Review verschoben. Von dort aus kommt sie entweder mit Feedback zurück in die Liste To Do – und ist damit wieder frei zur Bearbeitung – oder in die Liste Done, in der wir abgeschlossene Arbeiten archivieren. Mit dieser Struktur behalten wir stets den Überblick über alle Arbeitsabläufe bei CBRA und wissen immer, was gerade zu tun ist.

Unsere Methode ist dabei aber nur eine von vielen möglichen. Trello ist ein sehr flexibles Tool, das zum Beispiel auch die Vergabe von Deadlines, das Kommentieren von Einträgen oder das Hochladen von externen Dateien ermöglicht.

#2 Slack

Slack ist der Alleskönner in unserer Toolbox und dient deshalb als unser hauptsächliches Kommunikationstool. Mit Slack können wir Gruppenchats erstellen, private Nachrichten schreiben und sogar Video-Calls starten. Im Grunde funktioniert das Tool ähnlich wie der bekannte Instant-Messenging-Dienst WhatsApp, allerdings ist Slack optimal auf die Anforderungen des beruflichen Alltags optimiert. Durch Schnittstellen zu diversen anderen Home-Office-Apps können zum Beispiel Kalender oder Cloud-Dienste nahtlos in das Tool integriert werden. So kann es also zum Beispiel auch für die Terminverwaltung oder zum Teilen von Dateien verwendet werden.

Unsere Empfehlung: einfach mal selbst ausprobieren! Das Tool gibt es zum kostenlosen Download auf der offiziellen Website von Slack.

#3 Whereby

Wenn der Kontakt im Team etwas persönlicher sein soll, kommt bei CBRA das Tool whereby zum Einsatz – ein Dienst zur Abhaltung von virtuellen Meetings. Da es sich (w)hereby um eine reine Online-Lösung handelt, muss kein eigenes Programm installiert werden. Auch eine Registrierung ist nicht notwendig. Digitale Meetingräume können ganz einfach im Browser erstellt und der Zugangslink anschließend mit anderen Teammitgliedern (oder Kunden) geteilt werden.

Für Gruppen unter vier Personen ist das Tool komplett kostenlos. Wer Meetings mit mehr Teilnehmern abhalten möchte, kann für eine monatliche Gebühr von € 10,00 die Pro-Version abonnieren. Weitere Infos und Tarifmodelle gibt es unter https://whereby.com/

Neben Kommunikationstools braucht es auch noch weitere Tools, damit der Alltag im Home Office gemeistert werden kann. Sie finden weitere interessante Tools auf unseren Blog Artikel über moderne Projektmanagement Software.

Home Office als Chance

Natürlich bringt das Home Office sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Wir empfehlen aber: Fokus auf die vielen Vorteile! Gerade in letzter Zeit hatten viele Arbeitnehmer die Möglichkeit, neue Methoden auszuprobieren und das Eine oder Andere dazuzulernen.

Eine uns bekannte Lehrerin war dabei schon besonders optimistisch:

Oft spielt der Blickwinkel eine entscheidende Rolle für Zufriedenheit und Mindset. Deswegen wollen wir Ihnen folgende fünf Gedanken mitgeben:

1. Auch die Zeit nach der Pandemie eignet sich perfekt Neues auszuprobieren und dadurch Neues zu lernen. Besonders die vielen neuen Arbeitsmethoden und -prozesse werden viele Betriebe nachhaltig verändern.
2. Das Home Office ist eine Möglichkeit die Digitalisierung im Unternehmen weiter voran zu treiben. Dadurch werden sich auch in Zukunft weitere Chancen bieten.
3. Außerdem entdecken viele Arbeitnehmer neue Soft Skills für sich. Kommunikationsfähigkeit, Teamwork und Improvisationskunst erleichtern auch den Arbeitsalltag auch nach COVID-19.
4. Produktivität und Konzentration lassen sich auch im Home Office steigern. Man wird weniger durch Kollegen und Vorgesetzte abgelenkt und kann somit seiner eigentlichen Arbeit nachgehen.
5. Home Office ist für viele Arbeitnehmer sicherer als die Präsenzarbeit. Besonders in Zeiten von Krankheiten oder Pandemien werden so Übertragungsketten unterbrochen und das Risiko für den Einzelnen ist somit geringer.

Unterhaltung und sonstige Aktivitäten

Auch während der Arbeit im Home Office dürfen – und sollen! – Pausen eingelegt werden. Wie auch im traditionellen Büro dienen diese zur Regeneration, zum zwangloser Unterhaltung mit Kollegen und zum Stressabbau. Aber: die eigenen vier Wände bieten sehr viel mehr Möglichkeiten, seine Pausenzeit kreativ (oder produktiv) zu gestalten! Im Home Office kann zum Beispiel etwas leckeres gekocht oder ein paar kurze Fitnessübungen durchgeführt werden. Bei längeren Pausen lohnt sich auch ein Abstecher in den Garten oder auf den Balkon – am besten mit einem guten Buch.

Und das beste: es gibt keine Kollegen, vor denen man sich rechtfertigen muss! Zu den größten Vorteilen von Arbeit im Home Office gehört sicherlich, dass man während seiner Pausen Yoga machen kann ohne deshalb seltsame Blicke zu kassieren 

Museen für Kulturliebhaber

Ein ganz besondere Möglichkeit der Freizeit- und Pausengestaltung ergibt sich für alle Kulturliebhaber: vielen Museen haben bereits auf digitalen Betrieb umgestellt und ermöglichen eine virtuelle Besichtigungstour. Eine solche ist besonders zur Entspannung zu empfehlen und soll daher nicht unerwähnt bleiben – denn gerade in Zeiten der Coronakrise kann etwas „Entschleunigung“ sicher nicht schaden.

Einen Besuch Wert sind unter anderem:

• Louvre Museum, Paris
• National Gallery of Art, Washington DC 
• Metropolitan Museum of Art 
• Van Gogh Museum, Amsterdam 
• Uffizi Gallery, Florence Italy 

Wer also Lust hat, vormittags die Uffizien von Florenz zu besuchen und nach dem Mittagsessen einen kurzen Ausflug in den Louvre zu unternehmen, kann das ohne weiteres machen. Home Office kann schon etwas tolles sein, nicht wahr?

Sport und Fitnesss

Bewegung darf auch im Home Office nicht zu kurz kommen! Da nicht jeder moderne, ergonomische Büromöbel zu Hause hat, sollte dabei um so mehr auf die eigene Haltung geachtet werden. Um auch während der Telearbeit fit zu bleiben, empfehlen wir von CBRA:

1. Nicht von der Couch aus arbeiten: Auch wenn es verführerisch ist, während der Arbeitszeit auf dem heimischen Sofa zu liegen, gibt es für den eigenen Rücken nichts Schlimmeres! Besser ist es, sich einen ordentlichen Arbeitsplatz einzurichten – inklusive eines optimal angepassten Bürostuhls, guter Beleuchtung und einem Bildschirm im richtigen Abstand zu den eigenen Augen. Natürlich ist ein kurzer Abstecher auf die Couch nicht verboten, aber solche Ausflüge sollte eine Ausnahme darstellen.
2. Die richtige Sitzposition und ein ordentlicher Bildschirm beugen Schmerzen vor: Der für die Heimarbeit verwendete Monitor sollte möglichst groß (mindestens 22 Zoll) und dessen Kontrast hoch genug eingestellt sein. Man selbst sollte in einem Abstand von 60 cm sitzen – und zwar, dass man leicht nach unten blickt. Dadurch wird der Nacken geschont. Darüber hinaus ist es wichtig, den Rücken möglichst gerade zu halten und die Hände nicht auf dem Schreibtisch anzulehnen, um Verkrampfungen der Sehnen vorzubeugen.
3. Pausen sind wichtig: Auch während der Arbeit im Home Office darfst du dir die eine oder andere Pause gönnen (schließlich ist der Chef eh nicht da, um dich zu kontrollieren). Zu langes Starren auf einen Bildschirm macht müde und kann im schlimmsten Fall sogar zu Kopfschmerzen führen. Unsere Empfehlung: mindestens eine kurze Pause vor dem Mittagessen und eine danach.
4. Zeitmanagement: Um Stress vorzubeugen, solltest du feste Arbeitszeiten einhalten. Am besten arbeitest genau zu den Zeiten, zu denen du normalerweise im Büro wärst. So hast du einen festen, gewohnten Rhythmus, der dir dabei hilft produktiv zu bleiben und Arbeit und Freizeit mental voneinander zu trennen.
5. Viel Bewegung: Es gibt viele Möglichkeiten, sich auch zuhause sportlich zu betätigen. Auf Youtube finden sich zum Beispiel unzählige Tutorials zu Fitness- und Yogaübungen – für Einsteiger, Fortgeschrittene und Profis. Und wer weiß: vielleicht bietet der Trainer deines Vertrauens seinen Service ja auch schon online an?

Zu guter Letzt

Wer im Home Office Probleme hat, steht nicht alleine dar. Für viele stellt sich der vermeintliche Segen schon bald als Fluch heraus. Wer sich aber richtig vorbereitet, Struktur und Ordnung in seinen Heimarbeitstag bringt und dabei seine eigene – körperliche und geistige – Gesundheit nicht vernachlässigt, kann auch diese Herausforderung bewältigen. Schauen Sie gerne auf unserer LinkedIn-Page oder auf unserem Instagram-Profil vorbei, dort teilen wir Tipps rund um Digitalisierung und Home-Office. Sie können uns auch gerne kontaktieren. Wir unterstützen Sie mit Vergnügen!